序號

名稱

技術要求

1

數字檔案管理系統(tǒng)

一、檔案接收

檔案接收應包括檔案著錄、離線接收和數據檢測功能。功能要求如下：

1、檔案著錄

檔案著錄是檔案資源管理系統(tǒng)數字檔案的一種接收方式，系統(tǒng)功能應支持多種接收方式，提供靈活便捷的操作。系統(tǒng)應提供界面著錄和網格錄入功能。

2、離線接收

離線接收用于接收其他業(yè)務系統(tǒng)離線移交的數字檔案、實體檔案數字化成果等。系統(tǒng)應提供多種格式導入、數字目錄接收、數字化成果內容掛接等功能。

3、數據檢測

數據檢測應實現對數字檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測。系統(tǒng)應實現對不滿足要求的數據包進行提示，并撤回操作。

二、檔案管理

授權終端使用數：5用戶版

檔案管理應包括整理編目、檔案鑒定和檔案統(tǒng)計功能。功能要求如下:

1、整理編目

（1）檔號自動生成

應按照國家最新的歸檔文件整理規(guī)則生成相應的檔號，也可以根據用戶自定義的檔案門類的檔號格式，自動生成相應的檔號。

（2）數據向導樹

應支持用戶自定義，形成數據向導樹，自動按照分類類目進行數據分類顯示。

（3）數據排序

應支持根據用戶需求，對每個檔案庫，每個用戶提供不同的數據排序方式，包含單條件單字段排序和多條件多字段排序，可以設定每個排序條件的升降序，并可以保存本次排序方式，避免重復設定。

（4）報表目錄打印

應提供完善的打印輸出功能，支持自定義各類目錄、統(tǒng)計報表、備考表等，并提供打印預覽和輸出功能。

（5）批量管理

應提供對檔案目錄相關元數據的批量處理以及電子文件的批量處理功能。

（6）件/卷號調整

檔案管理員通過系統(tǒng)提供的檔號、件號、卷內順序號等規(guī)律數據的自動調整，實現自動形成檔號、卷內序號、卷內件數和頁數等信息點。針對件/卷號的調整，系統(tǒng)提供檔案管理員的手工干預。

（7）全宗卷管理

全宗卷管理應按照《全宗卷規(guī)范》（DA/T 12-2012）要求，建立全宗信息庫，并支持全宗卷數據管理功能。

2、檔案鑒定

檔案鑒定應提供期限鑒定、開放鑒定、密級鑒定、鑒定清冊和銷毀清冊功能。功能要求如下：

（1）期限鑒定

通過期限鑒定可以修改相關檔案的保管期限，簽署鑒定意見，支持系統(tǒng)將保管期限的鑒定記錄加入鑒定清冊中。

（2）開放鑒定

通過開放鑒定可以修改相關檔案的開放級別，簽署鑒定意見，支持系統(tǒng)將開放狀態(tài)的修改記錄加入鑒定清冊中。

（3）密級鑒定

通過密級鑒定可以修改相關檔案的密級，簽署鑒定意見，支持系統(tǒng)將密級的修改記錄加入鑒定清冊中。

（4）鑒定清冊

鑒定清冊即對各種鑒定行為的檔案進行鑒定登記的工作，被鑒定的檔案在編目管理界面中的相應編目表的記錄信息，其檔案實體狀態(tài)將自動變?yōu)?/span>“已鑒定”及“鑒定結果”。

系統(tǒng)應支持鑒定當前檔案記錄，由用戶填入鑒定原因、鑒定方式、鑒定日期、小組意見、負責人簽章、鑒定人簽章等信息，也支持批量鑒定。

應實現文書檔案、科技檔案、會計檔案等鑒定清冊目錄的打印功能。

（5）銷毀清冊

銷毀清冊即對期限鑒定為超過保存期限的檔案進行銷毀登記的工作，被鑒定為超過保存期限的檔案在管理界面中的相應編目表的記錄信息，其檔案實體狀態(tài)將自動變?yōu)?/span>“已過期”及“鑒定結果”。

系統(tǒng)應可以自動通過定制化表單生成銷毀清冊，并提供清冊審批流程。

應實現文書檔案、科技檔案、會計檔案等銷毀清冊目錄的打印功能。

3、檔案統(tǒng)計

系統(tǒng)應實現統(tǒng)計檔案局保存檔案、利用檔案的情況，并將統(tǒng)計結果以報表形式打印出來。統(tǒng)計分析應提供對檔案已經接收的數據進行統(tǒng)計的功能，包括接收全宗數量統(tǒng)計、接收檔案數量統(tǒng)計、接收檔案分類統(tǒng)計，以及精細的時間、保管期限、形成單位等，并可通過報表和圖形展示統(tǒng)計結果。

三、檔案保存

檔案保存應包括長期保存、庫房管理、脫機管理和溫濕度管理等功能。功能要求如下：

1、長期保存

系統(tǒng)應建立涵蓋所有數字檔案的資源總庫，按照數字檔案長期保存規(guī)劃，對檔案資源管理系統(tǒng)數據進行長期保存。

2、庫房管理

庫房管理應提供檔案庫房管理、輔助實體檔案管理和智能化庫房集成功能。

（1）檔案庫房管理

系統(tǒng)應提供對檔案庫房位置的定位功能。

實體檔案因借閱利用或者遷移出庫等情況，應對出庫文件進行登記管理。系統(tǒng)應提供著錄、編輯、刪除、報表打印等功能。

實體檔案因借閱利用完畢歸還或者遷移入庫等情況，應對出庫文件進行登記管理。系統(tǒng)應提供著錄、編輯、刪除、報表打印等功能。

應實現對檔案實體技術處理等維護管理信息登記，如消毒、輻照等，以及實體檔案搶救、照片翻拍等的登記、審批、外出處理的在途管理、統(tǒng)計等功能。

（2）輔助實體檔案管理

系統(tǒng)應對數字檔案對應的實體檔案通過建立位置索引、狀態(tài)描述、狀態(tài)跟蹤等功能輔助實體檔案管理。

（3）智能化庫房集成

應支持可集成的庫房智能化設備，支持通過集成開發(fā)，實現在系統(tǒng)中的一體化管理和使用。智能化設備包括檔案智能密集架、庫房門禁系統(tǒng)、檔案RFID數字標簽、庫房環(huán)境控制系統(tǒng)、庫房視頻監(jiān)控系統(tǒng)等。

3、脫機管理

（1）光盤管理

系統(tǒng)應對保存數字檔案的光盤提供登記和維護功能。記錄應包括刻錄時間、刻錄內容、內容概述、保管期限、存放位置等主要信息。

（2）移動硬盤管理

應通過移動硬盤給予數字檔案長久備份保存管理的功能。

4、溫濕度管理

應支持對保管檔案的庫房進行溫度和濕度的登記，并支持與相應的溫濕度采集儀做接口，自動采集溫濕度信息，并支持對采集的溫濕度進行統(tǒng)計，生成月統(tǒng)計表、年統(tǒng)計表。

四、檔案利用

檔案利用應包括預約查檔、檔案查詢、借閱利用管理和檔案編研功能。功能要求如下：

1、預約查檔

系統(tǒng)應提供滿足方便數字檔案利用者自助查詢的電子閱覽室系統(tǒng)，實現包括數字檔案館概況、數字檔案分類、數字檔案查詢、數字檔案在線利用等功能。

應為檔案利用者提供預約查檔的服務審批，支持網上預約、函電預約和電子郵件等方式，同時支持移動端進行預約。

2、檔案查詢

檔案查詢應支持數據庫檢索、全文檢索和組合檢索等方式。

系統(tǒng)應提供對各類別檔案數據庫的直接檢索，主要針對文書、科技、婚姻、特種載體檔案數據庫的目錄元數據檢索功能。系統(tǒng)應提供簡單檢索、復合檢索兩種檢索模式。

全文檢索方面：應支持用戶在錄入框中錄入要搜索的關鍵字，系統(tǒng)可自動跨年度、跨庫檢索出符合關鍵詞的所有記錄。

組合檢索：應提供多關鍵詞的組合關系檢索。組合模式應包括包含、不包含等布爾組合模式。

3、借閱利用管理

借閱利用管理功能要求如下：

（1）電子檔案借閱管理

電子檔案借閱管理應支持電子檔案目錄的借閱申請及歸還管理。檔案管理員可根據用戶提交的借閱信息進行審批。系統(tǒng)應提供超期電子借閱文件的自動回收功能。

（2）實體檔案借閱管理

實體檔案借閱管理由三部分組成，包括閱覽利用管理、借出利用管理和內部利用管理功能。

（3）綜合利用統(tǒng)計

系統(tǒng)應提供對檔案借閱的利用統(tǒng)計功能，包括利用情況統(tǒng)計、借出檔案統(tǒng)計、超期未歸還檔案統(tǒng)計等。系統(tǒng)應提供用戶自定義統(tǒng)計功能。

（4）調歸卷管理

調歸卷管理支持檔案庫房管理人員根據利用審批情況從庫房中調出或歸還實體檔案的管理功能，調卷管理模塊應允許用戶手工刷新數據或自動刷新數據。對已經出架或上架的實體檔案進行標記處理。實體檔案已經借出在未歸還上架情況下不能再次借出利用。

（5）借閱歷史紀錄

系統(tǒng)應支持自動記錄實體檔案及電子檔案的借閱記錄。系統(tǒng)可對借閱記錄進行自定義匯總統(tǒng)計。

（6）滿意度評價

系統(tǒng)應提供滿意度評價功能，利用者可通過在線評價，對數字檔案館借閱利用進行滿意度評價。

4、檔案編研

檔案編研功能要求如下：

（1）專題制作

系統(tǒng)應提供專題數據篩選功能及部分專題數據的手工著錄功能。

（2）專題管理

系統(tǒng)應提供類似整理編目的專題目錄及專題文件管理功能，包括專題數據增加、編輯、刪除、復制、粘貼、目錄關聯、檢索、專題合編、審核、光盤發(fā)布等功能。

（3）專題發(fā)布

系統(tǒng)應提供專題利用發(fā)布功能。專題利用發(fā)布是檔案員根據專題的價值對社會公眾進行開放利用的發(fā)布管理，系統(tǒng)提供與檔案利用系統(tǒng)的接口，管理員選擇需要發(fā)布的專題數據，點擊專題利用發(fā)布后，數據將提供專題查閱利用。

（4）編研模板管理

系統(tǒng)應提供重要文件匯編、組織沿革、人事任免、全宗指南等編研模板，用戶可以運用此模板完成檔案信息的編研工作。

五、系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理功能要求如下：

1、用戶、權限管理

應支持對用戶及用戶組進行增、刪、改、查等功能，支持設定登錄密碼及控制不同模塊及數據的使用權限。

2、日志管理

應采用日志跟蹤的形式，記錄所有用戶對系統(tǒng)進行的任何操作。

3、備份恢復

應支持對檔案業(yè)務數據的備份恢復功能，備份恢復應支持XML、XLS及DBF格式的數據文件。

4、檔案數據庫管理

檔案數據庫管理，支持用戶根據本單位檔案管理的實際需要，做出靈活定義的功能。主要應包括：檔案類別定義、檔案庫結構定義、數據字典定義、著錄界面定義、報表定義、檔案格式定義、下屬關聯表定義、簡單查詢界面定義、高級查詢界面定義、數據向導樹定義、元數據模板定義和流程定義等功能。

六、檔案錄入

配備文檔錄入設備4套，設備支持多份文件自動分批，可以基于條碼頁和空白頁進行分隔，可以基于固定頁數進行分隔尺寸大?。鹤畲筮M紙寬度 242mm，可橫向掃描帶邊孔的發(fā)票，長紙模式>6000mm，，支持將文件自動切分成2M或5M（根據用戶需要）的大小，批量重掃/插掃：批量錄入后替換原有頁面，或插入到指定位置，可對多頁文件進行插頁錄入，錄入速度：60ppm/120ipm（彩色300dpi），提供OCR識別引擎軟件開發(fā)包，識別引擎需可以直接錄入輸出雙層OFD，以便于檢索及編輯，提供安全錄入功能控件接口，圖像自動加密，加密信息可以由用戶自由定義，在錄入時，將預定的簽名信息用隱藏的方式嵌入到圖像中，可對圖像在流轉使用中是否被非法篡改進行鑒別，確保圖像信息安全可控。