一、服務內(nèi)容

對新?lián)釁^(qū)檔案館約******頁檔案數(shù)字化掃描、400000條檔案數(shù)字化著錄和數(shù)據(jù)掛接等技術服務，以及購買基礎硬件設施。加工內(nèi)容包括：案卷整理（檔案借調、案卷整理、編寫頁號、拆除裝訂、案卷級目錄著錄），文件級目錄著錄（必著項錄入、涉及多人名條目，每條錄入以5-10個人名為標準），原文數(shù)字化加工（檔案掃描、圖像處理、圖像質檢、圖像抽檢），索引（檔案條、文掛接），數(shù)據(jù)備份，紙質檔案裝訂還原、入庫上架等工作流程。

二、報價要求

供應商按照磋商文件要求報價

三、總體技術要求

（一）檔案數(shù)字加工要確保檔案原件和信息安全。

（二）檔案數(shù)字加工全過程要建立工作登記單。

（三）項目執(zhí)行期間加工人員應服從采購人管理。

四、規(guī)范、標準和文件要求

《中華人民共和國檔案法》

《中華人民共和國保守國家秘密法》

《計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》(國保發(fā)[1998]1號)

《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》(檔辦發(fā)[2014]7號)

《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18-2022)

《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》(DA/T 31-2017)

《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構與著錄細則》（DB 34/T 450-2004）

《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）

《紙質檔案搶救與修復規(guī)范》（DA/T 64-2017）

《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T 68-2017）

《檔案修裱技術規(guī)范》（DA/T25-2000）等

五、數(shù)字化加工基本要求

（一）檔案整理、掃描加工要求

按照《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》(DA/T31-2017)的要求進行檔案數(shù)字化加工。

本次項目包括：案卷整理（檔案借調、案卷整理、編寫頁號、拆除裝訂、破損檔案統(tǒng)計、案卷級目錄著錄），文件級目錄著錄（必著項錄入、涉及多人名條目，每條錄入以5-10個人名為標準），原文數(shù)字化加工（檔案掃描、圖像處理、圖像質檢、圖像抽檢），索引（檔案條、文掛接），數(shù)據(jù)備份，紙質檔案裝訂并破損檔案裝具更換、入庫上架等工作流程。

1.檔案借調

（1）由供應商指定專人和采購人項目管理人員，共同從市檔案館相關部門借調紙質案卷，根據(jù)加工計劃，確定借調案卷數(shù)量，填寫詳細的檔案交接清單，借出待加工檔案。

（2）檔案借調應逐卷清點，案卷封面的檔號與調卷單登記檔號應一一對應，確保準確無誤，同時應做好交接記錄。

2.案卷前處理

供應商須在檔案掃描前對檔案的完整性進行檢查、對破損檔案進行裱糊。原則上掃描過后的檔案應與原件一致，如發(fā)現(xiàn)問題需與采購人工作人員聯(lián)系確定如何修改。

（1）案卷拆除裝訂

對于需要掃描的檔案，必須去除檔案中原來的裝訂物，包括裝訂線繩、訂書釘、鐵夾等。拆除裝訂時需注意，不能造成檔案破損，嚴格禁止用力手撕檔案。對于一些用膠水粘貼以及拆卷后可能無法還原的檔案，原則上不能做拆卷處理。 如有原案卷封面、目錄、備考表及檔案原文缺頁、倒頁、漏號、重號、錯號等整理不規(guī)范現(xiàn)象，必須作出標識，及時報采購人，并根據(jù)采購人要求進行修改，不得私自涂改頁號；對破損、折皺不平影響掃描質量的原件先進行相應處理，可以進行適當?shù)膲浩健㈧贍C確保檔案數(shù)字化質量。

拆卷后，需嚴格注意檔案的排放順序。禁止將不同卷的檔案混放，同一卷的檔案，按照卷內(nèi)序號（編頁號）的先后順序依次排放。

（2）檔案整理登記

供應商須制作并填寫《檔案掃描工作單》，詳細記錄檔案整理過程中每份文件產(chǎn)生的問題以及修改過程與處理結果。

3.檔案掃描

檔案原件的掃描與存儲格式符合國家行業(yè)標準《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》(DA/T31--2017)的要求。確保掃描圖像清晰有效，并確保原始檔案完好無損。

掃描人員嚴格按照規(guī)范填寫《檔案數(shù)字化流程單》《紙質檔案掃描工作單》等，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

（1）掃描方式：根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應規(guī)格的專業(yè)平板掃描儀或專業(yè)圖紙掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案也可采用大幅面數(shù)碼平臺，也可以采用小幅面掃描儀分區(qū)掃描成多幅圖像。不得使用高速掃描儀。

較薄紙張（如信紙、便箋紙）：在用平板掃描儀掃描前，在紙張下加入白色打印紙作襯，并采用低速進行平板掃描。

破損紙張：先進行修復再掃描；將破損紙張夾入透明塑料薄膜內(nèi)再掃描。

不拆卷檔案：對于不能拆卷裝訂成冊的檔案采用零邊距檔案掃描儀。

（2）掃描色彩模式及格式

采用24位彩色模式進行掃描，原始圖像掃描為JPEG格式。

（3）掃描分辨率

本項目要求采用彩色模式對檔案進行掃描，其分辨率選擇≥300dpi。照片檔案、小幅面檔案和其他特殊檔案（如文字偏小、密集、清晰度較差等）采用≥600dpi 標準進行掃描。

4.圖像處理

圖像處理原則：經(jīng)軟件處理后的圖像，其清晰度應保證100%不低于原件標準，圖像打印效果（尺寸大?。┍ＷC與原件吻合。

（1）圖像數(shù)據(jù)質量檢驗

①對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

②由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

③發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃，并按順序插入圖像。

④發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

⑤認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。

（2）糾偏

對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，傾斜度不得大于1度。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

（3）去污

對在掃描過程中產(chǎn)生的圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等進行去污處理。 處理過程中應遵循保持檔案原貌的原則。

（4）圖像拼接或分區(qū)掃描

對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，可進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。拼接時應確保拼接處平滑融合，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。

（5）裁邊處理

采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。但應在距頁邊最外延至少2至3毫米處裁剪圖像。

5.圖像文件的存儲與命名

每一頁檔案單獨掃描成一個圖像文件，用JPEG格式保存，采用三位文件頁號命名，位數(shù)不足時前面用0補足。原則上A4掃描文件大小每頁不超過2MB，A0掃描每頁不超過10MB。

6.數(shù)據(jù)掛接

（1）批量掛接

供應商應以批次為單位，在形成的目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)，通過自檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，在檔案綜合管理平臺批量掛接與目錄數(shù)據(jù)對應的圖像。

（2）掛接檢查

供應商逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質檔案數(shù)字圖像對應的準確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯誤及時進行糾正。

7.檔案裝訂

（1）認真核對檔案頁碼，總數(shù)是否正確，核對文件排列順序是否正確，發(fā)現(xiàn)錯誤及時糾正，不能處理的上報采購人項目管理人員。

（2）經(jīng)核對無誤的檔案，以文件左邊沿和下邊（底邊）沿為準，依次整理整齊，用夾子固定，再裝訂成冊。

（3）在整理過程中，如果發(fā)現(xiàn)文件無裝訂邊，在裝訂時會造成危害文件字符時，應適度鑲邊后再裝訂。

（4）對原來已打孔裝訂的檔案，在裝訂時盡可能利用原孔裝訂，不能按原孔而需重新打孔的檔案，需經(jīng)采購人項目管理人員同意。打孔時嚴格按照規(guī)定沿檔案文件左邊適當處打孔，確保三點一線，既不漏頁也不損害文件字符。

（5）系線時要按照標準方法操作，線不可太長或太短，系線松緊適度。

裝訂成冊的檔案必須保證每頁都裝訂成功，不可有漏裝掉頁情況出現(xiàn)。

（6）填寫登記表。

及時將裝訂完畢的檔案交庫房管理員點收入庫。

8.檔案歸還

檔案歸還前應對需要歸還的檔案實體進行自檢，必須對檔案實體進行逐卷清點，按數(shù)量、狀況、與順序等進行檢查，如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、圈劃或涂改等應向采購人申報；順序錯誤、卷間文件顛倒等情況，要求重新進行處理，合格率要求100%。

采購人對歸還的檔案案卷進行抽檢，檔案完好無損、案卷質量達到檔案整理要求，檔案還原度達到100%方能驗收通過，并做好驗收、交接記錄。歸還檔案，由采購人、供應商雙方項目管理人員共同實施。紙質檔案經(jīng)采購人庫房管理人員清點確認后，由供應商完成檔案上架工作，并做好移交記錄。

（二）目錄著錄要求

著錄標準按照《檔案著錄規(guī)則》《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構與著錄細則》要求和采購人的具體要求進行著錄。

1.文件級目錄著錄

（1）按“卷”歸檔著錄項：檔案館代碼、檔案館名稱、全宗名稱、全宗號、目錄號、案卷號、題名、責任者、文件編號、保管期限、文件形成時間、起始頁號、頁數(shù)、密級、控制使用標識為必著項。

（2）按“件”歸檔著錄項：檔案館代碼、檔案館名稱、全宗名稱、全宗號、年度、機構（問題）、件號、題名、責任者、文件編號、保管期限、文件形成時間、頁數(shù)、密級、控制使用標識為必著項。

2.文件級目錄著錄要求

（1）文件題名項著錄應充分尊重檔案原文，有正式題名的照錄原有題名。沒有題名或者原有題名不能完全反映檔案內(nèi)容，依據(jù)內(nèi)容重新擬寫題名，一般包括“責任者 事由 文種”三要素，擬寫題名要充分利用摘由、事由、文件內(nèi)容中的原有詞匯，文種應保留原有文種。在做合并著錄時，題名要準確概括所有文件內(nèi)容，做到既完整明確，又簡練通順。

（2）事由指文件“到文面”或“呈批單”事由欄內(nèi)、用以概括說明文件內(nèi)容的文字，擬寫題名時要認真參考。

（3）責任者是形成文件內(nèi)容并對其負有責任的機構或個人，機構團體要著錄準確全稱或規(guī)范簡稱，個人責任者如有職務要寫明職務，如無職務則須標明身份信息，如籍貫或工作生活所在地等。在確定文件責任者時要看以誰的名義行文，一般情況下，個人文書作者即是責任者；以單位負責人署名的公務文件責任者應為“行文單位 職務 人名”。往來行文時，不能將責任者與受文者混淆。

（4）文件形成時間（包含起始時間、終止時間）：一般公私文書、信札為發(fā)文時間；決議、決定、命令、法令、規(guī)程、規(guī)范、標準、條例等法規(guī)性文件為通過或發(fā)布時間；條約、合同、協(xié)議為簽署時間；時間項一律采用公元紀年，其他特殊紀年轉化為公元紀年，用8位阿拉伯數(shù)字表示，如“******”。考證時間用 []。

（5）語種指檔案的書寫文字。漢字文件不著錄，非漢字文件須依據(jù)實際語種著錄；漢字和其它文字并存的文件著錄“漢日”、“漢英”等。

（6）附注指本條目錄中需要特別解釋和補充說明的事項，如檔案實體狀況、含特殊載體情況等。

（7）其他著錄項按照采購人要求據(jù)實錄入，在著錄過程中發(fā)現(xiàn)工作要求沒有明確的，應立即報告采購人項目管理人員，不能私自處理。

（8）個別檔案書寫潦草、涂改嚴重，或檔案本身保存狀況不佳、字跡模糊不清，如有字跡不清楚，須提報采購人項目管理人員，依然無法確定的情況下，可以在系統(tǒng)中錄入“□”，難以計數(shù)的殘缺文字用3個□表示。遇到難以辨認的字，任何人不能憑借猜測進行錄入。

（三）項目管理要求

1.供應商在簽訂合同時應成立項目組，指定的項目經(jīng)理至少具一年以上檔案數(shù)字化項目管理經(jīng)驗，未經(jīng)采購人同意不得隨意更換項目經(jīng)理，若項目經(jīng)理不能滿足采購人工作需求，應按采購人要求及時更換。供應商組建的加工團隊，其中質檢人員不低于15%，且加工人員應具有檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗。

2.供應商中標后應與采購人及時溝通，結合國家有關數(shù)字化規(guī)范、標準、制度、流程，并根據(jù)采購人實際需要，制定出科學合理的項目實施、過程管理、組織架構及人員配置、質量控制、安全保密、培訓、員工考核及待遇、售后服務方案等。

3.加工現(xiàn)場布置要協(xié)調、整齊，數(shù)字化公司名稱、工作區(qū)域均標識清楚、管理有序。工作人員要求統(tǒng)一著裝，掛牌上崗，并遵守國家檔案局《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》以及采購人各項規(guī)章制度，不得在加工區(qū)內(nèi)喝水、進食、吸煙等，嚴禁攜帶火種進入加工場所，并保持工作場所干凈、整潔。

4.項目由供應商提供加工服務所需的硬件（包括電腦、掃描儀等），并且自行提供檔案數(shù)字化加工軟件。軟件除具有日常檔案數(shù)字化功能以外，還需具備對敏感和危險操作進行記錄，能夠自動捕獲操作人員、操作時間、設備記錄等功能，以便提供追溯管理。整個項目實施過程中所需的硬盤、光盤等由供應商提供。

5.加工現(xiàn)場內(nèi)所有紙質材料的銷毀，必須經(jīng)過采購人項目管理人員認可后方可銷毀。項目驗收通過后，供應商存儲數(shù)據(jù)的硬盤須拆下交給采購人留存，供應商及服務人員均不得留取任何加工數(shù)據(jù)。

6.涉及項目人員調配、進度安排等決策問題，須由供應商負責人與采購人項目負責人直接協(xié)商解決。

7.每周工作5天，每天工作8小時，周六、周日休息。供應商如因進度等原因須利用休息日加班，應提前征得采購人同意。

8.驗收由采購人負責組織，供應商應予以積極配合，并承擔相應責任。

（四）檔案安全保障要求

供應商須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，以及國家、省、市及撫順市新?lián)釁^(qū)檔案館相關保密規(guī)定和規(guī)章制度，與采購人簽訂安全管理責任書，自覺接受采購人檢查監(jiān)督，確保場所正常秩序和安全。檔案掃描工作必須在采購人指定的場所內(nèi)進行，確保場所正常秩序和安全。如檔案有遺失、損壞等情況，采購人將視情節(jié)情況嚴重而定，輕者經(jīng)濟賠償，重者將追究供應商的法律責任。供應商應與采購人簽訂保密協(xié)議，同時應做到：

1.與項目工作人員簽訂保密協(xié)議，加強對工作人員的保密教育。

2.建立嚴格的保密制度，加強管理，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復制行為。

3.不同的工序之間要采取措施，杜絕泄密事故的發(fā)生。在加工過程中，供應商不能丟失、損毀檔案，檔案資料不能放錯卷、盒。由于供應商過錯導致檔案資料及數(shù)據(jù)損毀或泄密的，供應商承擔一切責任。

4.供應商對項目的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，建立工作日志并及時整理、匯總、裝訂成冊，在著錄工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。并建立加工流水表單，該表單應詳細記錄加工過程及相關內(nèi)容。完工驗收時應提交工作日志、產(chǎn)品質量檢驗、驗收記錄等資料。

5.不得在工作場所使用與工作無關的任何電器設備，如手提電腦、手機、相機、mp3、mp4及其他移動存儲介質。

6.完成項目后，雙方均對本項目的技術、數(shù)據(jù)資料保密承擔責任。

7.項目過程中須通過專業(yè)軟件封閉數(shù)字化設備的信息出口（光驅、USB端口等），以確保保密安全。本次數(shù)字化項目完成后，各臺計算機和服務器上的所有有關檔案信息，未經(jīng)采購人同意，任何人不得擅自修改、刪除和拷貝。

六、質量驗收及移交要求

(一)質量要求

1.質檢內(nèi)容：著錄、圖像、命名、掛接（有目錄的）、裝訂還原。采購人質量檢查必須以供應商先期質檢合格為前提。著錄中題名、責任者、形成時間、附注差錯率不高于0.5%，其他著錄項要達到100%；掃描、圖處正確率要達到100%；數(shù)據(jù)掛接、紙質檔案裝訂正確率要達到100%。

2.質檢方式：采取抽檢的方式進行檢驗，抽檢比率不得低于20%，對于數(shù)據(jù)掛接，抽檢合格率應為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率必須達到99％以上。如數(shù)據(jù)檢驗合格率未達到以上標準且經(jīng)供應商確認后，將數(shù)據(jù)全部進行檢查并修改，直到合格。

3.移交數(shù)據(jù)時工作登記單一并移交，經(jīng)采購人驗收通過后，辦理正式移交手續(xù)。

(二)質量控制措施

質量控制應以供應商自檢為主的方式進行。

1.供應商的自檢應達到100％。

2.加工差錯率不得超過合同規(guī)定標準，批次檢查未達到質量標準的檔案，成批退回重新加工，并視情況按合同規(guī)定給予相應懲處。

(三)檔案的移交、歸還要求

1.檔案按全宗或批次移交、歸還，需固定專人負責，不得隨意更換。

2.在移交、歸還過程中，如發(fā)現(xiàn)私自保留或損毀檔案等行為，將依法追究法律責任。

3.項目結束后，供應商須將加工時應用的，具有存儲功能的介質留存給采購人。

七、售后服務要求

（一）售后服務期限：提供為期 12 個月的質保期服務，質保期以正式驗收第二日起算。

（二）售后服務問題解決時間：（1）質保期內(nèi)軟件發(fā)生故障時，供應商應在接到采購人通知后針對故障類型，可選擇現(xiàn)場技術支持和離線技術支持。

（2）采購人可針對實施內(nèi)容與項目成果中的各項問題撥打供應商的電話支持熱線。供應商應快速、及時地響應采購人服務要求，提供電話支持服務，24小時內(nèi)解決用戶問題。

（3）質保期內(nèi)供應商向采購人免費提供軟件維保服務。（4）數(shù)字化項目實施期間供應商無償為采購人提供技術支持及培訓。